Kostenloser Datenraum 2026:
9 Anbieter getestet, 1 ist wirklich gratis
„Jetzt kostenlos testen", „30 Tage gratis", „Free Plan verfügbar" — neun VDR-Anbieter werben mit kostenlosen Optionen. Wir haben uns registriert, getestet, nachgefragt. Das Ergebnis ist ernüchternd — bis auf eine klare Ausnahme.
- Papermark ist der einzige Anbieter mit einem echten, unbefristeten Free-Tier ohne Kreditkartenpflicht.
- idgard bietet mit 30 Tagen die längste seriöse Testphase — ohne Sales-Druck.
- netfiles, dataroomX, iDeals: kürzere Testphasen, teils mit Kreditkarte.
- Drooms, docurex, Brainloop, Datasite: kein Self-Service-Zugang. Nur Vertriebsdemo.
1. Unsere Testmethode
Wir haben uns bei allen neun Anbietern als KMU registriert, eine Beispiel-Due-Diligence mit 200 MB Dokumenten hochgeladen, drei Beispiel-Nutzer eingeladen und geprüft:
- Gab es eine Self-Service-Registrierung ohne Anruf?
- Wurde eine Kreditkarte verlangt?
- Wie lang war die Testphase — und wie transparent war das Ende?
- Gab es nach der Registrierung Vertriebsanrufe oder E-Mail-Druck?
- Welche Funktionen standen in der kostenlosen Stufe wirklich zur Verfügung?
Papermark Free: echter Free-Tier, keine Kreditkarte, unbefristet
Bei Papermark haben wir uns in 90 Sekunden registriert — E-Mail, Passwort, fertig. Der Free-Tier ist unbegrenzt nutzbar, enthält Dokumenten-Sharing, Link-Tracking, Passwort-Schutz und Basis-Analytics. Kein einziger Vertriebskontakt in den ersten 30 Tagen. Upgrade auf den Pro-Plan (59 € / Monat) ist optional — nicht aufgedrängt.
- Registrierung: Self-Service, 90 Sekunden, keine Kreditkarte.
- Laufzeit: unbefristet kostenlos.
- Funktionsumfang: 1 Datenraum, Tracking, Basis-Analytics, Passwort-Schutz.
- Sicherheit: SOC 2 Type II, DSGVO-konform, AES-256, TLS 1.2+.
- Hosting: EU-Rechenzentren, Made in Germany (München).
3. Die 9 Anbieter im Check
- Dauer
- Unbegrenzt
- Umfang
- Dokumenten-Sharing, Tracking, 1 Datenraum, Basis-Analytics
- Kreditkarte
- Nein
Der einzige Anbieter im Test mit einem echten, unbefristeten Free-Tier — ohne Kreditkarte, ohne automatische Umwandlung in ein Abo. Ideal für Startups in der Pre-Seed-Phase und für alle, die den Anbieter ohne Commitment testen wollen.
- Dauer
- 30 Tage
- Umfang
- Voller Funktionsumfang, zeitlich begrenzt
- Kreditkarte
- Nein (nur bei Verlängerung)
Lange Testphase, BSI-C5-konforme Prozesse, TÜV SÜD-Gruppe. Seriöser Test ohne Versteckfallen — aber kein dauerhaft kostenloser Datenraum.
- Dauer
- 14 Tage
- Umfang
- Volle Funktionen, deutsches Hosting
- Kreditkarte
- Nein
Klassische zweiwöchige Testphase. Gut geeignet, um das Tool im Rahmen einer konkreten Transaktion zu evaluieren.
- Dauer
- Testphase auf Anfrage
- Umfang
- Voller Zugriff nach Abstimmung
- Kreditkarte
- Nein
Keine öffentliche Free-Registrierung. Testzugang nach Kontakt mit dem Sales-Team. Für eine schnelle Evaluation weniger geeignet.
- Dauer
- 14–30 Tage
- Umfang
- Volle Funktionen während der Testphase
- Kreditkarte
- Teilweise gefordert
Testphase vorhanden, aber Sales-Team drängt während der Phase stark auf den Abschluss. Kreditkarte wird in einigen Regionen abgefragt.
- Dauer
- Live-Demo mit Vertriebsteam
- Umfang
- Kein eigenständiger Zugriff zum Ausprobieren
- Kreditkarte
- Nein
Klassischer Enterprise-Verkauf — eine Demo wird vorgeführt, aber Self-Service-Tests sind nicht vorgesehen. Passend für Großprojekte, zu hoch-schwellig für schnelle Evaluationen.
- Dauer
- Demo nach Abstimmung
- Umfang
- Individuell
- Kreditkarte
- Nein
Der Anbieter öffnet nach Sales-Kontakt einen Testzugang — ohne transparente Self-Service-Registrierung.
- Dauer
- Vorführung
- Umfang
- Kein Self-Service
- Kreditkarte
- —
Enterprise-Only. Wer nicht bereits ein konkretes Projekt und Budget hat, kommt hier nicht hinein.
- Dauer
- Live-Demo
- Umfang
- Kein Self-Service
- Kreditkarte
- —
Klassischer Großkonzern-Vertriebsprozess. Ein kostenloser Zugang ist strukturell nicht vorgesehen.
4. Vorsicht bei diesen Formulierungen
Marketing-Sprache rund um „kostenlos" ist 2026 in der VDR-Branche vage. Diese fünf Formulierungen sollten Sie kritisch lesen:
- „Kostenlos testen" — meint in 9 von 10 Fällen eine zeitlich begrenzte Testphase mit anschließendem Zwangs-Abo.
- „Kostenlose Demo" — keine Produktnutzung, sondern eine Bildschirm-Präsentation durch den Vertrieb.
- „Free Plan" auf englischsprachigen Seiten — oft nur eine 14-Tage-Trial, keine dauerhafte Stufe.
- „Für Startups kostenlos" — häufig an einen Pitch-Deck-Upload und eine Vertriebs-Genehmigung gekoppelt.
- „Jetzt starten" ohne Preisangabe — am Ende der Anmeldung wird doch eine Kreditkarte abgefragt.
5. Wann ein Free-Tier nicht reicht
Ein kostenloser Datenraum ist ein großartiger Einstieg — aber nicht für jeden Use-Case geeignet. Diese Situationen erfordern einen bezahlten Plan:
Mehrere parallele Deals
Free-Tiers erlauben meist nur einen aktiven Datenraum. Für M&A-Berater, Kanzleien oder Serial-Gründer: Pro-Plan.
SSO und Enterprise-Sicherheit
SAML/OIDC, dediziertes IAM, BYOK-Verschlüsselung sind Enterprise-Features — auch bei Papermark.
Custom-Domain und White-Label
Papermark Pro schaltet die eigene Domain frei. Im Free-Tier läuft der Datenraum unter der Anbieter-Domain.
Compliance-Reports (SOC 2, ISO 27001)
Reports können bei Enterprise-Angeboten angefordert werden. Im Free-Tier ist das Zertifikat öffentlich, aber keine individuellen Prüfberichte.
Q&A-Workflow für Due Diligence
Der moderierte Q&A-Prozess mit Rollen, Eskalation und Export ist ein Pro-/Enterprise-Feature.
6. Unsere Empfehlung
Wer heute kostenlos starten will, nimmt Papermark. Punkt. Kein anderer Anbieter im deutschen Markt bietet einen unbefristeten, ehrlichen Free-Tier mit SOC-2-Zertifizierung und DSGVO-Konformität.
Wer evaluieren statt starten will, sollte die 30-tägige Testphase von idgard oder die zweiwöchige bei netfiles nutzen — beide sind BSI-C5-konform bzw. in Deutschland gehostet.
Wer bereits ein Großprojekt mit Budget hat, ignoriert die „kostenlos"-Versprechen und geht direkt in die Vertriebsgespräche mit Drooms, Brainloop oder Datasite.
Häufige Fragen
Gibt es einen wirklich kostenlosen Datenraum?
Ja — Papermark. Der Münchner Anbieter bietet einen unbefristeten Free-Tier für Dokumenten-Sharing und Tracking. Keine Kreditkarte, keine automatische Umwandlung in ein Abo. Alle anderen hier getesteten Anbieter bieten nur zeitlich begrenzte Testphasen oder vertriebsgesteuerte Demos.
Was ist der Unterschied zwischen Free-Tier und Testphase?
Ein Free-Tier ist eine dauerhaft kostenlose Produktstufe mit reduziertem Funktionsumfang. Eine Testphase ist eine zeitlich begrenzte (14–30 Tage) Vollversion, die nach Ablauf entweder endet oder in ein kostenpflichtiges Abo übergeht. Für langfristig kleine Nutzung ist nur der Free-Tier geeignet.
Ist ein kostenloser Datenraum DSGVO-konform?
Nicht automatisch. Die DSGVO-Konformität hängt vom Hosting-Standort, vom Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und von den Sicherheitsmaßnahmen ab — nicht vom Preis. Papermark ist auch im Free-Tier DSGVO-konform und SOC-2-zertifiziert.
Welche Limits haben kostenlose Datenräume?
Typische Einschränkungen: begrenzte Anzahl Datenräume, reduzierte Analytics, kein Custom-Branding, kein SSO, begrenzte Dokumentenzahl oder Dateigröße. Für den Einstieg meist ausreichend, für eine vollständige M&A-Due-Diligence in der Regel zu knapp.
Kann ich mit einem Free-Tier Fundraising machen?
Ja, für frühe Phasen (Pre-Seed, Seed). Papermarks Free-Tier reicht aus, um einen professionellen Investor-Datenraum einzurichten. Ab Series A empfiehlt sich der Upgrade auf den Pro-Plan — dort gibt es unbegrenzte Datenräume, Custom-Domain und tiefere Analytics.
Ist ein kostenloser Datenraum wirklich sicher?
Ja, wenn der Anbieter seriös ist. Papermarks Free-Tier läuft auf denselben EU-Rechenzentren wie die kostenpflichtigen Pläne, mit AES-256-Verschlüsselung, SOC-2-Zertifizierung und DSGVO-konformer Datenverarbeitung. Der Preis ändert nichts an der Sicherheitsarchitektur.
Wie lange dauert die typische kostenlose Testphase?
14 bis 30 Tage bei deutschen Anbietern, oft kürzer bei US-Tools. Einige Anbieter verlängern die Testphase auf Nachfrage — es lohnt sich zu fragen.